Verzeichnisstufen und Signaturen

Unsere über 18'000 Laufmeter Akten und Bände sind nicht einfach in einer Serie aufgestellt. Vielmehr ist das Archiv stark gegliedert. In dessen Struktur (Archivplan) widerspiegeln sich sowohl 600 Jahre Verwaltungsgeschichte als auch wechselnde Archivpraxis.

• Archiv: Die oberste Stufe, das gesamte Staatsarchiv als Ausgangspunkt.
• Tektonik: Die Untergliederung des Archivs auf den oberen Stufen. Diese basiert häufig auf zeitlichen Zäsuren, auf verschiedenartiger Herkunft und auf sachthematischen Kriterien.
• Provenienz: Eine aktenabliefernde Stelle (Körperschaft, Familie, Person: z.B. Departement, Dienststelle, Aktenbildner, privater Partner etc.)
• Bestand: Ein Bestand umfasst nach sachthematischen Kriterien (Pertinenz) zusammengestellte Unterlagen ohne Rücksicht auf den Entstehungszusammenhang. Im StALU meist die pragmatisch festgelegten, so genannten «historischen Bestände» in den Archiven 1 - 4.
• Akzession: Von einer Provenienz im Rahmen einer Ablieferung übernommene Unterlagen.
• Gruppe: Unterteilung einer Akzession oder eines Bestandes, z.B. nach sachthematischen Kriterien.
• Archiveinheit: Verzeichnungsstufe für alle Einheiten, die eine eindeutige Signatur tragen (Akte, Urkunde, Plan, Band, Dossier ...)
• Teileinheit: Die Möglichkeit der weiter unterteilten Beschreibung einer Archiveinheit wird für Siegel, Bandeinträge, einzelne Dokumente, einzelne Bilder etc. sowie für Informationen aus früheren Datenbanken (sogenannte Darin-Einträge) verwendet.
• Repräsentation: Aufnahmeprotokolle aus der Mikroverfilmungen

Die Signatur ist die eindeutige Bezeichnung einer bestellbaren Einheit im Archiv: Signaturen sind in der Regel zusammengesetzt aus der Bestandes- oder Akzessionsnummer (z.B. "AKT 11DF" oder "PA 123") und der laufenden Dossiernummer oder Bandnummer.

Archivgut wird anhand der Signatur bestellt und zitiert.